Systematiskt arbetsmiljöarbete är ett lagkrav

Många verksamheter har dokumenten på plats: policys, rutiner och mallar. Men det systematiska arbetsmiljöarbetet avgörs inte i en mapp, utan i hur man faktiskt fångar upp, bedömer och följer upp risker i vardagen.

I det här inlägget delar Kajsa Dahlqvist, konsult på KMA Center, en vanlig förväxling hon möter i praktiken, och varför det blir svårt att jobba “på riktigt” om man inte först har koll på vilka lagkrav pch andra regler som faktiskt gäller för den egna verksamheten.

“När jag pratar om lagefterlevnad inom arbetsmiljö märker jag ofta att man blandar ihop två saker:

Att ha dokument vs att arbeta systematiskt.

Det är inte samma sak, även om det ofta behandlas som det.  Jag kan komma ut till en verksamhet där det finns policys, rutiner, mallar och fina dokument som på pappret ser både genomtänkta och kompletta ut. Allt finns där. Allt är beslutat. Allt är sparat på rätt plats.

Men när vi börjar prata om hur man faktiskt jobbar med risker i vardagen blir det mer oklart:

– Vem ansvarar för att fånga upp risker när de uppstår i det dagliga arbetet?

– Hur prioriteras de när tiden inte räcker till allt?

– Vad händer konkret när något upptäcks, och hur säkerställer man att åtgärder verkligen genomförs och följs upp över tid?

Det är där skillnaden blir väldigt tydlig. Systematiskt arbetsmiljöarbete handlar inte om att ha rätt dokument i en mapp. Det handlar om att ha ett fungerande arbetssätt där risker identifieras, bedöms, åtgärdas och följs upp på ett sätt som är förankrat i organisationen, inte bara i ledningen.

Det här är heller inte något jag “tycker”. Det är tydligt reglerat i AFS 2023:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete, där arbetsgivaren ska ha kunskap om vilka regler som gäller för verksamheten och arbeta strukturerat med risker.

För att kunna göra det på riktigt behöver man också veta vilka krav som faktiskt gäller för den egna verksamheten. Inte på en generell nivå eller “i stora drag”, utan konkret utifrån bransch, verksamhet och riskbild.

Och det är där en bra lagförteckning eller laglista kommer in. Den löser inte allt och den ersätter inte det praktiska arbetet, men den sätter en tydlig ram för vad som ska beaktas och hjälper verksamheten att förstå vilka lagkrav som behöver översättas till rutiner, ansvar och uppföljning.

När lagkraven är identifierade och genomgångna blir det mycket enklare att:

– prioritera rätt frågor istället för att jobba på känsla

– koppla lagkrav till riskbedömningar, handlingsplaner och rutiner

– visa vid en tillsyn att man har ett strukturerat och genomtänkt arbetssätt

– skapa trygghet i ledningen kring vad som gäller och varför vissa åtgärder behöver prioriteras

I praktiken är laglistan alltså inte ett mål i sig. Den är ett stöd för struktur och riktning.  Det är först när roller, ansvar, risker och lagkrav hänger ihop som arbetsmiljöarbetet blir hållbart över tid, inte bara något som fungerar inför en revision, utan något som faktiskt fungerar i vardagen.

Det är ofta där jag börjar när jag kliver in i en verksamhet. För när struktur, ansvar och lagkrav hänger ihop blir arbetsmiljöarbetet något mer än en pärm, det blir en naturlig och integrerad del av vardagen.”

Kajsa Dahlqvist, KMA-konsult och verksamhetsutvecklare